Один для всех – и всё для одного

В профессиональной деятельности каждого секретаря рано или поздно наступает момент, когда необходимо не просто оформить командировку руководителя, но и организовать поездку или встречу большой группы сотрудников. Каждый из таких проектов становится настоящим испытанием для организатора – секретаря, личного помощника или офис-менеджера. И без профессиональной помощи здесь сложно избежать ошибок.

Обычно такие командировки случаются раз в полгода или реже. Но если компании необходимо организовывать деловые поездки для своих сотрудников или принимать бизнес-делегации регулярно, то объемы работы по организации и оформлению таковы, что секретарь просто физически не сможет с ними справляться. В этом случае выходов два – увеличение штата сотрудников или обращение к профессионалам из TMC (Travel Management Company) – в компанию, специализирующуюся на организации деловых поездок.

Главное достоинство таких компаний – комплексный подход к проекту. Благодаря целому штату профессиональных сотрудников в области бронирования билетов, подбора отелей и оформления виз, а также налаженным связям с поставщиками услуг (например, ж/д и авиаперевозчики) TMC значительно сэкономят вам время и деньги, снизив стоимость расходов на деловые поездки, за счет профессиональной работы и специальных цен.

Немаловажно, что TMC предоставит вам «персонального менеджера». Это значит, что вам, как организатору поездки со стороны компании-клиента, по всем вопросам можно обращаться лишь к нему одному: персональный менеджер отвечает и за бронирование гостиницы, и за перелет, и за трансфер и любой другой вопрос, связанный с поездкой, а также документооборотом и бухгалтерской отчетностью по ней.

Кроме того, если объемы деловых поездок действительно велики, некоторые TMC предлагают услугу

имплант- и аутплант-офисов – формат организации рабочего места для тревел-специалиста на территории заказчика или выделение отдельного сотрудника, работающего на территории тревел-агентства, но исключительно на конкретного клиента. Всю пользу такой услуги смогут оценить только те компании, которые регулярно проводят по несколько выездов и встреч одновременно.

Естественно, за свою работу любое тревел-агентство берет сервисный сбор. Если говорит, что не берет, – не верьте. Это просто значит, что сумма вознаграждения «зашита» в стоимости билетов или иных услуг и проверить ценообразование клиенту будет очень непросто. Увы, в нашей стране до сих пор не очень принято платить за профессиональные услуги… Но тут надо спокойно взвесить все «за» и «против», поняв, за что именно вы будете платить.

Экономия рабочего времени. TMC гарантирует полную организацию деловой поездки «под ключ»: от оформления виз, бронирования билетов и гостиницы до заказа столика на бизнес-ужин.

Стабильная тревел-политика разрабатывается руководством компании с помощью тревел-агентства.

Определяя границы дорожного комфорта для разных уровней сотрудников, она снимает раз и навсегда все споры и конфликты на этой почве. Ни секретарь, ни офис-менеджер не ответственны более за амбиции сотрудников летать «бизнес-классом» – все вопросы к тревел-политике.

Комфортная работа бухгалтерии клиента. TMC предоставит вашей компании бухгалтерские отчеты именно в том виде, в каком вы их запросите. Бухгалтерии не придется ничего «переделывать», «сводить» или «делать заново».

Оптимизация ресурсов. Один договор с тревел-агентством заменяет все договоры со всеми поставщиками: гостиницами, авиакомпаниями, транспортными компаниями и т.д.

Высокое качество услуги. Прямые контракты с авиакомпаниями и гостиницами, автоматизация рабочего процесса, централизованная система контроля и многоуровневой отчетности – это и есть гарантии тревел-услуг.

Кроме того, сотрудничество с ТМС действительно помогает экономить бюджеты деловых поездок. Причем средства экономии вполне реальные, но доступны исключительно профессионалам тревел-бизнеса. Вот несколько основных способов такой экономии. TMC всегда начинает работу с компанией-заказчиком с планирования и оптимизации бюджета деловых поездок на основании бизнес-задач и тревел-истории компании. TMC осуществляет четкий контроль над расходами, сводя до минимума так называемые «непредвиденные» расходы. TMC действует исключительно в рамках принятой тревел-политики клиента, контролируя ее соблюдение, что дает порядка 60% от общей суммы экономии. TMC, как правило, используют собственную автоматизированную систему работы агентов и бухгалтерии, что минимизирует не только время обработки запроса и ошибки, связанные с «человеческим фактором», но и позволяет  экономить бюджетные средства.

И вот, пожалуй, самое важное: общаясь напрямую с авиакомпаниями и отелями на постоянной основе, TMC, безусловно, получают более привлекательные условия за счет оптовых скидок.

Мировой опыт делового туризма давно и прочно утвердил TMC на рынке: крупные и средние организации (не только зарубежные, но и российские) уже давно сотрудничают с тревел-менеджмент-компаниями, что позволяет им экономить до 10–15% тревел-бюджета.